Đứng dưới góc độ là một người quản lý dự án, việc khiến cho các thành viên tham gia trong dự án hiểu được tường tận các khía cạnh của dự án sẽ làm cho họ nhận ra được trách nhiệm của mình trong dự án và từ đó sẽ phát huy tối đa sức lực của mình để hoàn thành trách nhiệm đó. Hiểu rõ được trách nhiệm sẽ giúp đóng góp hiệu quả vào dự án hơn.
Dưới đây là 05 lời khuyên giúp các nhà quản lý có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý dự án và tối đa hóa năng suất của các dự án.
Duy trì kho dữ liệu
Các thành viên tham gia chung dự án nên duy trì một kho dữ liệu chung để dễ dàng tìm kiếm thông tin khi làm việc. Có thể lưu dữ liệu ở những nơi như: Google Drive, ổ đĩa online hoặc công cụ nội bộ. Dữ liệu nên được sử dụng đúng mục đích để mang lại hiệu quả cao nhất.
Chia sẻ với đồng nghiệp
Là người quản lý dự án, bạn nên có cái nhìn tổng quát về tất cả các thành viên trong nhóm để biết được ai là người có chuyên môn cao liên quan đến các hoạt động của dự án, nên kết hợp những người này với những người cần rèn luyện thêm chuyên môn để họ hỗ trợ lẫn nhau.
Mục tiêu cốt lõi là truyền đạt được những kiến thức chuyên sâu đến tất cả những thành viên tham gia dự án, để tạo nên được một nhóm đa chức năng có khả năng phối hợp nhịp nhàng với nhau trong công việc và hoàn thành dự án trước tiến độ.
Sự học hỏi giữa các thành viên lẫn nhau là một biện pháp hiệu quả để giữ cho dự án đi đúng hướng. Nếu có thành viên cần kiến thức chuyên môn sâu hơn, hay đề nhi
Tổ chức cuộc họp
Thường xuyên tổ chức cuộc họp là dịp để các thành viên cùng ngồi lại và chia sẻ ý kiến kiến nhiều hơn. Khi cùng ngồi lại nói chuyện với nhau họ sẽ có thể bày tỏ được những quan điểm cũng như những khó khăn hoặc thách thức mà họ đang gặp phải, từ đó tập thể sẽ đóng góp ý kiến và đưa ra những giải pháp phù hợp để giúp cải thiện dự án theo hướng tốt nhất.
Rút ra bài học từ các cuộc họp
Sau mỗi cuộc họp, là nhà quản lý dự án bạn nên tổng hợp và đúc kết lại những ý kiến có giá trị nhất để giúp phát triển dự án. Một nhóm thành viên được giao tiếp thường xuyên sẽ giúp trao đổi được nhiều kinh nghiệm và rút ra được nhiều bài học.
Làm như thế dự án sẽ được cập nhật liên tục và sẽ dễ phát hiện ra các lỗ hỏng cần sửa chữa. Bạn có thể ghi lại các lỗ hỏng cần cải thiện sau đó chia sẻ với các thành viên trong nhóm để cùng nhau sửa đổi và nâng cao kết quả làm việc.
Cố vấn cho các thành viên trong nhóm
Cố vấn là một yếu tố quan trọng để giữ cho dự án đi đúng hướng. Các cuộc họp với các thành viên có thể giúp duy trì phạm vi dự án. Vai trò của nhà quản lí là phải nhận biết được trình độ chuyên môn của mỗi người để từ đó sẽ phân bổ cho những người giỏi hơn cố vấn cho những người cần cải thiện chuyên môn hơn.
Nói cách khác, đây là trải nghiệm cá nhân nhằm tạo nên mối quan hệ hai chiều giữa người hướng dẫn và người mới. Hai bên đều cần sự tương tác và bàn luận sâu những vấn đề phức tạp, từ đó thấu hiểu được nhận thức và góc nhìn của bên còn lại.
Xem thêm:
Làm sao để tối ưu năng suất đội ngũ trong mọi mô hình làm việc
Làm thế nào tăng năng suất để hoàn thành những mục tiêu đã đề ra
