Rất nhiều người quan niệm muốn làm một việc đạt hiệu quả cao thì phải dành nhiều thời gian và công sức cho việc đó nhưng điều đó chưa hẳn là đúng đắn. Nếu việc dành nhiều thời gian và công sức nhưng lại chẳng mang lại kết quả như mong muốn thì liệu có xứng đáng. Chắc hẳn chúng ta đã từng nghe một vài lời khuyên như: “đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh hơn”. Nhưng chúng ta phải làm gì để thực hiện được điều đó?
Thực tế, làm việc thông minh hơn chính là việc chúng ta tiết kiệm được thời gian và bỏ ít công sức hơn để hoàn thành một công việc. Để làm việc đạt được hiệu quả cao, chúng ta nên nhìn nhận lại cách thức làm việc của mình, hãy thử nghĩ xem cùng với lượng thời gian làm việc hàng ngày, chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn như thế.
6 kỹ năng dưới đây sẽ giúp bạn nâng cao được hiệu quả công việc của mình.
Ưu tiên công việc quan trọng
Cần sắp xếp một thời gian biểu phù hợp với khối lượng các công việc mà bạn cần phải hoàn thành. Đảm bảo đủ thời gian hoàn thành và đặt ra “deadline” như là một cách thức để chắc rằng bạn hoàn thành công việc đúng hạn. Thay vì làm nhiều việc cùng một lúc nhưng không mang lại kết quả cao thì bạn nên sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ quan trọng cần hoàn thành của nó. Từ đó, bạn sẽ phân bổ thời gian phù hợp cho từng việc. Sau khi hoàn thành xong một việc, hãy giành thời gian nghỉ ngơi, làm mới tinh thần để chuẩn bị cho công việc tiếp theo.
Giữ một không gian làm việc ngăn nắp
Để làm việc năng suất hơn, bạn nên chắc rằng mọi thông tin có thể dễ dàng được tìm kiếm khi cần thiết. Vậy nên, chúng ta nên giữ một không gian làm việc thật ngăn nắp, gọn gàng để khi bạn cần tìm một tập hồ sơ hoặc tài liệu nào đó, bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian ngồi tìm kiếm nó trong một đống hồ sơ hỗn tạp.
Giảm thiểu các tác nhân gây phân tâm
Một trong những điều mang lại hiệu quả cao trong công việc đó chính là sự tập trung. Hãy cố gắng giảm thiểu những tác nhân gây phân tâm xung quanh bạn. Giảm tiếng chuông điện thoại và mang nó ra xa. Đồng thời, tắt hết tất cả những âm thanh có thể gây xao nhãng như: các thiết bị ti vi, chương trình giải trí hay bất cứ bản nhạc nào gây phân tâm. Hãy thông báo với đồng nghiệp rằng bạn đang cần một không gian yên tĩnh để hoàn thành công việc, chúng ta có thể trò chuyện với nhau vào những thời gian nghỉ.
Loại bỏ các công việc không cần thiết
Làm những công việc không thật sự cần thiết vừa không mang lại hiệu quả cao vừa gây mất thời gian và công sức. Chúng ta nên nhận biết được việc nào quan trọng hơn và cần phải ưu tiên hoàn thành sớm, nên thiết lập một thời hạn cho từng đầu việc để có thể hoàn thành một cách hiệu quả nhất các công việc của mình.
Chia nhỏ công việc
Nhiều nhà lãnh đạo gặp phải tình trạng quá tải khi thực hiện một dự án do có quá nhiều công việc. Thay vào đó, nhà lãnh đạo nên chia nhỏ từng đầu việc và hoàn thành từng việc một. Hoàn thành từng việc sẽ mang lại cho nhà lãnh đạo cảm giác ngày một tiến bộ, nâng cao cảm hứng cho những công việc tiếp theo.
Làm việc thông minh
Công việc thường xuyên bị trì trệ, vô kế hoạch cho thấy dấu hiệu kém hiệu quả trong công việc. Nỗ lực đầu tư nhiều công sức và thời gian chưa hẳn đã là cách tốt mang lại hiệu quả cao.
Một người làm việc thông minh là người biết ưu tiên những công việc quan trọng cần hoàn thành trước và biết cách lập kế hoạch để hoàn thành các công việc một cách tốt nhất.
Xem thêm:
5 yếu tố của văn hóa làm việc hiệu quả cao
Những nguyên lý làm việc cho nhà lãnh đạo
