Nhà quản lý nên giao tiếp với đội ngũ qua văn bản hay gặp trực tiếp sẽ hiệu quả hơn? Tạo thông điệp một cách rõ ràng và nêu bật được trọng tâm của vấn đề là chưa đủ, cần xây dựng một chiến lược chung để nâng cao hiệu quả giao tiếp với đội ngũ.
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để thành công trong vai trò nhà lãnh đạo là cách nhà quản lý giao tiếp hiệu quả với nhân viên trong đội ngũ. Ở cấp độ sơ cấp, giao tiếp được hiểu đơn giản là việc trao đổi thông tin như các cuộc thảo luận nhóm, cách thức nhà quản lý giao phó trách nhiệm cho cấp dưới, đưa ra kỳ vọng trong công việc hoặc cảnh báo nhân viên về một vấn đề nào đó.
Những yếu tố như mức độ chính xác, mức độ đầy đủ nội dung thông điệp, cũng như thời gian và hình thức đưa ra thông điệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình tiến hành kế hoạch giao tiếp hiệu quả.
Ngoài ra, cách nhà quản lý giao tiếp đóng vai trò quan trọng đối với tinh thần đội nhóm. Cụ thể, mức độ tôn trọng của nhân viên đối với nhà quản lý, đối với các thành viên khác trong đội ngũ và đối với công việc mình phụ trách phụ thuộc vào cách nhà quản lý đối xử với nhân viên đó.
Vậy đâu là bí quyết giúp các nhà quản lý giao tiếp hiệu quả với đội ngũ là gì? Những cách thức nào đang được sử dụng phổ biến?
1. HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC GIAO TIẾP HIỆU QUẢNếu quan sát cách thức giao tiếp của một số người xung quanh (những người chiếm được sự tin tưởng nhờ kỹ năng giao tiếp hiệu quả) sẽ nhận thấy họ có chung những đặc điểm sau:
- Lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp
Nên xem xét các phương tiện truyền tải thông điệp một cách cẩn thận. Nhà quản lý nên lựa chọn phương tiện có chức năng gửi hàng loạt tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn thoại cho nhân viên. Tuy nhiên, phương tiện này thích hợp để thông báo cho đội ngũ khi cuộc họp có sự thay đổi vào phút chót, nhưng sẽ không phù hợp áp dụng khi cung cấp thông tin chính thức của một dự án mới.Tương tự như vậy, email không phải là cách tốt nhất để bắt đầu một cuộc trò chuyện dài – đặc biệt nếu nội dung trò chuyện liên quan đến một chủ đề nhạy cảm. Học cách đọc vị tình huống và quyết định phương tiện thích hợp với nội dung truyền tải sẽ giúp thông điệp được lan truyền mạnh mẽ.
- Xác định mục đích truyền tải thông điệp
Yếu tố này đặc biệt quan trọng đối với một cuộc trò chuyện trực tiếp. Trước khi truyền tải thông điệp nào đó, nhà quản lý nên xác định mục đích muốn đạt được từ cuộc trò chuyện đó.
Ví dụ: nếu một nhân viên không hoàn thành công việc đúng thời hạn, thì mục đích của cuộc trò chuyện nên hướng đến việc mong muốn nhân viên cải thiện để vấn đề thay vì cảm thấy có lỗi về sai lầm đó.
Ngoài ra, cần chọn lọc từ ngữ và giọng điệu phù hợp để đạt được mục tiêu truyền tải. Thay vì la mắng hoặc khiển trách, hãy sử dụng giọng điệu thân thiện theo hướng góp ý khắc phục. Phương pháp này sẽ giúp nhà quản lý sẽ đạt được kết quả ngoài mong đợi.
- Truyền tải thông điệp ngắn gọn
Hầu hết các nhà quản lý giỏi luôn biết cách giữ thông điệp ngắn gọn nhất có thể. Khả năng truyền tải lượng thông tin lớn một cách ngắn gọn qua hình thức viết hoặc nói sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối đa hiệu quả thông điệp mang lại.
- Thông điệp rõ ràng và nêu bật trọng tâm vấn đề
Khi tạo ra một thông điệp, nhà quản lý nên đảm bảo thông điệp đi đúng vào trọng tâm của vấn đề, tránh lan man hoặc tránh đề cập vấn đề qua loa. Chỉ nói những điều cần thiết và đảm bảo rằng quan điểm được trình bày rõ ràng với người nghe. Nhà quản lý có thể sử dụng một số ứng dụng để sắp xếp các suy nghĩ, nhiệm vụ và mục tiêu của mình tốt hơn cũng như đảm bảo xây dựng lập luận vững chắc cho quan điểm mình đưa ra.
- Chủ động đưa ra yêu cầu công việc
Đưa ra yêu cầu công việc vào thời điểm nhân viên đã hoàn thành nửa chừng công việc sẽ không hiệu quả. Nhà quản lý nên chủ động đưa ra mong đợi của mình với nhân viên trước khi bất kỳ hành động nào được thực hiện. Nếu phát sinh bất kỳ thay đổi nào, hãy cập nhật cho đội ngũ sớm nhất có thể.
Để giám sát tiến độ công việc hiệu quả, nhà quản lý có thể sử dụng các ứng dụng lịch trên điện thoại để nhắc nhở thời gian nên gửi thông tin cho đội ngũ.
- Luôn sẵn sàng trò chuyện
Điều này rất quan trọng để xây dựng tinh thần trong đội ngũ. Tuy nhà quản lý không thể dành 100% thời gian trò chuyện với nhân viên, nhưng nên tạo ra môi trường mà nhân viên luôn cảm thấy thoải mái chia sẻ các vấn đề họ đang gặp phải. Hãy thể hiện sự kiên nhẫn và đánh giá cao những suy nghĩ và ý kiến của nhân viên. Hành động này sẽ giúp đội ngũ sẵn sàng chia sẻ khó khăn mà họ đang phải đối mặt, khi họ cần giúp đỡ hoặc khi họ nhận thấy điều gì đó cần được cải thiện để công việc được hiệu quả hơn.
- Tích cực lắng nghe ý kiến của đội ngũ
Nhà quản lý nên tích cực lắng nghe ý kiến mọi thành viên trong nhóm. Tất cả các thành viên trong đội ngũ đều mong muốn đóng góp ý kiến đa dạng và giá trị nhằm giúp nhà quản lý kiến tạo nên những ý tưởng mới. Đồng thời, chỉ ra những sai sót và mâu thuẫn mà trước đây nhà quản lý không nhận ra. Điều này nên diễn ra thường xuyên để xây dựng lòng tin trong đội ngũ.
2. THỰC THI CHIẾN LƯỢC HIỆU QUẢ
Không phải ai cũng sinh ra có sẵn tố chất giao tiếp hiệu quả, nhà quản lý cần thời gian rèn luyện sử dụng ngôn ngữ giao tiếp phù hợp với đội ngũ nhân viên. Cũng như điều chỉnh và trau dồi kỹ năng giao tiếp trở nên hiệu quả hơn.
TheoENTREPRENEUR
