Lần đầu làm lãnh đạo có gì khó khăn ?
Thật khó để thực hiện quá trình chuyển đổi từ một nhân viên chỉ tập trung hoàn thành tốt công việc – trở thành một nhà lãnh đạo phải vừa xử lý công việc, vừa dẫn dắt những thành viên khác. Nhiều người lần đầu làm quản lý đã nhận thấy bản thân không thể theo kịp tiến độ của trọng trách mới – và họ gặp vô vàn khó khăn khi đảm đương vai trò này.
Số liệu thực tế cho thấy:
- 20% những người lần đầu làm quản lý bị nhân viên đánh giá là không hoàn thành tốt vai trò.
- 26% cảm thấy bản thân chưa sẵn sàng để lãnh đạo người khác.
- Gần 60% cho biết họ chưa bao giờ trải qua đào tạo khi lần đầu tiên chuyển sang vai trò lãnh đạo.
Vì vậy, chẳng có gì là khó hiểu khi tới 50% cấp lãnh đạo – quản lý doanh nghiệp bị đánh giá là kém năng lực.
12 thách thức thường gặp nhất với người lần đầu làm quản lý
Để hiểu rõ hơn về những khó khăn của các nhà quản lý mới, một nghiên cứu của Center for Creative Leadership (CCL) đã tiến hành phân tích dữ liệu của 295 nhà lãnh đạo mới. Kết quả cho thấy sau đây là 12 thách thức phổ biến nhất mà những người lần đầu làm quản lý phải đối mặt.
Thích ứng với việc quản lý con người và thể hiện quyền hạn
Các nhà quản lý mới thường cảm thấy khó khăn khi chuyển từ vị trí đồng nghiệp sang vị trí cấp trên, trong khi vẫn cần duy trì các mối quan hệ cá nhân tích cực và sự tôn trọng từ mọi người. Những kỹ năng cần thiết bao gồm kỹ năng thuyết phục – tạo ảnh hưởng, quản lý và điều phối những nhân viên không trực tiếp dưới quyền mình.
Duy trì hiệu quả quản lý và cá nhân
Lần đầu làm quản lý đòi hỏi bạn phải học cách trở thành nhà lãnh đạo – đồng thời vẫn một nhân viên làm việc hiệu quả. Các kỹ năng cần thiết bao gồm quản lí thời gian, quản lý áp lực, quản lý mối quan hệ, kỹ năng lãnh đạo quản lý và chuyên môn theo ngành cụ thể.
Chịu trách nhiệm về thành tích đội nhóm
Vai trò của nhà quản lý mới là lãnh đạo và hướng dẫn đội nhóm khi thiếu đi các định hướng và kỳ vọng rõ ràng. Các kỹ năng cần thiết bao gồm khả năng đưa ra định hướng cho các thành viên trong nhóm, giám sát công việc của nhóm để luôn có tổ chức và đáp ứng đúng thời hạn; khả năng xây dựng đội nhóm, duy trì và nuôi dưỡng kỹ năng làm việc nhóm của từng thành viên.
Quản lý các bên liên quan nội bộ và chính trị công sở
Khi lần đầu làm quản lý, bạn phải học cách trình bày ý kiến với quản lý cấp trên – bao gồm cả việc phát biểu ý kiến của cấp dưới hoặc bộ phận phụ trách. Các kỹ năng mới bao gồm tăng xây dựng quan hệ với quản lý cấp trên; hiểu biết về cấu trúc doanh nghiệp, văn hóa và chính trị công ty; cũng như điều hướng và qaurn trị sự thay đổi tổ chức cho chính bản thân và đội nhóm.
Tạo động lực cho người khác
Nhiệm vụ của cấp quản lý là tạo động lực cho nhân viên cấp dưới – bao gồm những người trực tiếp và không trực tiếp dưới quyền mình. Các kỹ năng mới bao gồm khả năng truyền cảm hứng cho cấp dưới hoàn thành công việc được giao; khuyến khích người khác vượt qua kỳ vọng mong đợi; ý thức động lực thúc đẩy người khác, biết cách tạo động lực mà không cần đến tiền bạc…
Quản lý hiệu suất và trách nhiệm giải trình
Khi lần đầu làm quản lý, bạn phải học cách phản hồi hiệu quả với cấp dưới khi hiệu suất không như mong muốn. Các kỹ năng mới bao gồm yêu cầu cấp dưới chịu trách nhiệm về hành động của họ; cũng như xử lý những nhân viên thiếu năng lực, kiến thức hoặc kinh nghiệm.
Huấn luyện, phát triển và cố vấn
Khi lần đầu làm quản lý, bạn phải gánh lấy vai trò phát triển kiến thức, kỹ năng và năng lực của cấp dưới. Các kỹ năng cần thiết bao gồm cố vấn, huấn luyện các thành viên trong nhóm cho mục tiêu phát triển nghề nghiệp của họ.
Giao tiếp
Người quản lý mới phải giao tiếp với mọi người ở tất cả các cấp độ của doanh nghiệp – bao gồm các thành viên trong nhóm, cấp trên và đồng nghiệp thuộc những bộ phận khác. Các kỹ năng cần thiết bao gồm giao tiếp cởi mở, thu phục lòng người, truyền đạt các mục tiêu và kỳ vọng với cấp dưới và cấp trên.
Ủy quyền và quản lý vi mô
Khi lần đầu làm quản lý, bạn phải xác định những nhiệm vụ nào có thể tự làm được – cũng như những nhiệm vụ nào có thể giao cho cấp dưới. Để làm được điều này, bạn phải biết:
- Khi nào cần can thiệp hoặc hỗ trợ các thành viên trong nhóm mà không phạm phải lỗi quản lý vi mô (micro-management).
- Từ bỏ mong muốn nắm quyền kiểm soát cá nhân, tạo điều kiện cho nhân viên tự chủ.
- Tin tưởng và thoải mái khi để người khác làm công việc mà bạn chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.
Quản lý xung đột
Công việc của cấp lãnh đạo – quản lý là chủ động giải quyết xung đột giữa các thành viên trong nhóm. Các kỹ năng quan trọng bao gồm xác định và giải quyết các vấn đề nhỏ trước khi biến thành xung đột lớn hơn; giảm thiểu hậu quả khi xung đột xảy ra; cũng như xử lý thái độ “cứng đầu” hoặc phản kháng từ các thành viên trong nhóm.
Làm việc với đa dạng nhân viên
Người lãnh đạo – quản lý phải có khả năng làm việc hiệu quả và lãnh đạo những nhóm nhân viên có quan điểm, tính cách và kỹ năng / năng lực khác nhau. Các kỹ năng cần thiết bao gồm khả năng điều chỉnh hành vi cá nhân dựa trên cách thức làm việc của từng người khác nhau.
Làm nhiều hơn với nguồn lực ít hơn
Khi lần đầu làm quản lý, thông thường bạn sẽ phải quản lý khối lượng công việc gia tăng – trong hoàn cảnh thiếu hụt các nguồn lực cần thiết, bao gồm các vấn đề về ngân sách và nhân sự. Nói cách khác, bạn phải tìm cách đảm bảo hiệu quả công việc bất chấp những hạn chế này.
Những thách thức kể trên là nguyên nhân khiến các nhà quản lý mới thường gặp rất nhiều khó khăn trong thời gian đầu. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp hiểu được khó khăn mà những người lần đầu làm quản lý phải đối mặt, họ có thể lên kế hoạch hỗ trợ và giúp những người này thành công trong vai trò của mình hơn.
